- 返信は、まず依頼への謝意、次に院内確認の必要性、その後に確認したい項目を短く並べると扱いやすい。
- 即答で受入可否を書けない場合は、確認期限と次回連絡予定を明示する。
- 実習の安全・守秘・担当者・日程・目的が曖昧なまま進めない。
- 相手に返す前に、受入可能日、担当者、実習目的、人数、必要書類を確認する。
- 返事は長文にせず、確認事項を箇条書きにして相手が返信しやすい形にする。
- 院内で確認が必要なら、返信内に「確認後、何日ごろまでに返答します」を入れる。
- 依頼元は学校・養成機関・個人のどれか。
- 実習日は確定しているか、候補日調整なのか。
- こちらは受入前提で返信するのか、まず条件確認だけにするのか。
返信の型
相手の依頼文にそのまま反応するより、こちらが判断に必要な情報を先に揃える形にすると後工程が楽になる。受入可能性が高い場合でも、日程・目的・人数・書類・守秘義務の確認は分けて書く。
- 冒頭: ご依頼へのお礼を書く。
- 現状: 受入可否は院内で確認中、または条件次第で調整可能と書く。
- 確認事項: 日程、人数、実習目的、必要書類、連絡窓口を箇条書きにする。
- 締め: 確認後の返答予定日、または相手への返信依頼を明示する。
短い返信たたき台
すぐ返すなら、次のような構成にする。固有名詞や日付は実際の依頼文に合わせて差し替える。
- このたびは学生実習についてご相談いただきありがとうございます。
- 受入可否と日程について院内で確認いたします。
- 確認にあたり、実習希望日、人数、実習目的、必要書類、当日の担当窓口をお知らせください。
- 確認後、改めて返答いたします。
注意点
相手が急いでいる依頼でも、受入条件が曖昧なまま前向きな確約をしない。医療・介護現場の実習は、患者対応、個人情報、感染対策、同行可否などの確認が必要になりやすい。
- 「受け入れます」と確定表現にする前に、院内調整が必要か確認する。
- 個人情報や患者対応に関わる範囲は、事前説明と守秘の扱いを確認する。
- 日程だけでなく、誰が当日対応するかまで決める。